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인제대학교 백병원은 전국 5개 병원에 약 8,000명의 교직원이 근무하는 대형 의료기관으로, 지역적으로 분산된 병원 간 효율적인 소통과 협업을 위해 그룹웨어 시스템을 도입하였습니다. 백병원 그룹웨어는 2020년 2월부터 서울, 부산, 상계, 일산, 해운대 등 5개 병원에서 본격 운영되기 시작한 통합 업무 협업 시스템으로, Microsoft .NET 기반의 가온아이 솔루션과 Microsoft Office 365와의 연동이 가능하다는 점이 특징입니다.
이 시스템은 약 6개월간의 개발 기간을 거쳐 업무 전산화와 표준화 작업을 완료함으로써 수도권과 부산지역에 흩어져 있던 조직 구성원 간 원활한 소통 인프라를 구축하였습니다. 주요 기능으로는 전자결재 시스템을 중심으로 언제 어디서나 PC, 태블릿, 모바일 기기를 통해 결재 업무를 처리할 수 있어 업무 효율성이 크게 향상되었습니다.
또한, 통합 메일 시스템과 실시간 SNS 기능을 통해 직원 간 신속하고 즉각적인 의사소통이 가능하며, 지역적으로 떨어진 병원 간 화상회의 기능을 지원하여 시간과 비용을 절감할 수 있습니다. 포탈 공지 기능을 통해 전사 공지사항을 효과적으로 전달하며, 문서공유 및 자원관리 기능으로 중요한 문서와 병원 내 회의실, 장비 등의 공용 자원을 효율적으로 관리하고 일정 중복을 방지하는 등 협업 환경을 체계적으로 지원합니다.
이 그룹웨어 도입은 수도권과 부산에 분산된 병원 간 빠르고 정확한 소통과 협업 필요성에 따른 전략적 결정으로, Microsoft 기술 기반의 의료정보시스템을 운영 중인 백병원이 가온아이 그룹웨어를 선택한 배경에는 이미 여러 대학병원에서 긍정적 평가를 받은 점과 Office 365 연동 가능성, 그리고 가온아이의 기술 신뢰도가 크게 작용하였습니다.
도입 이후 백병원은 정보 전달 및 문서 공유가 편리해지고 업무 중복 및 누락이 감소하면서 전체 업무 효율성이 향상되는 긍정적인 변화를 경험하였습니다. 인제학원 재단 정보관리실장은 통합된 스마트워크 인프라를 통해 모든 교직원의 신속한 정보 공유와 소통 참여가 활성화되고 더 효율적인 협업 기반의 조직문화 변화가 기대된다고 평가하였습니다. 특히 고객지원 담당자의 신속하고 꾸준한 서비스 응대도 만족도를 높이는 주요 요인으로, 백병원은 그룹웨어 서비스에 대해 10점 만점에 9점의 높은 만족도를 나타내고 있습니다.
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