[미즈] [일잘하는여자] 업무 우선 순위를 정하는 법

[일잘하는여자] 업무 우선 순위를 정하는 법
등록일 2011-09-23 16:29 조회수 2,887 글자확대 글자축소

업무를 하다보면 여기저기서 일이 밀려들때가 있습니다.
게다가 모두들 바쁘다고 하니 큰일이 아닐 수 없습니다.
일단, 들어온 순서대로 일을 처리하고 있노라면,
"아까 부탁한 거...아직 멀었어?" 라는 말을 듣게 됩니다.
이럴 땐 어떻게 하면 좋을까요?
너무나 당연한 말인지도 모르겠지만, 우선은 다음과 같은 내용을 기억하도록 합시다.

１）업무를 받을 때는 반드시 기한을 확인한다.

"가능한 빨리" 라고 하더라도 정도의 차이는 있기 마련입니다.
"지금 당장, 후다닥"이라고 하는 것부터 "오늘 중으로만 끝내"도 되는 것,
"가능한 빨리 해주면 좋지만, 정 시간이 안되면 내일까지" 등등
업무 지시를 받을 때, 어느 정도로 서둘러야 하는지 확인하고 넘어가도록 합시다.

２）시급을 다투는 일이 겹치면 상황을 솔직하게 털어놓으세요.

"지금 당장 해줬음 좋겠는데..." 라는 업무를 받아 처리하고 있는데
다른 일도 "지금 바로 해주면 안될까?" 라고 끼어들 때, 어떻해야 좋을까?
여기선 솔직하게 사정을 말하는 수 밖에 없습니다.
"지금, ○○ 부장님께서 △△ 일이 급하다고 하셔서 서둘러 하는 중인데, 어떻게 할까요?"
두 가지 이상의 일을 맡았을 때, 업무의 긴급한 정도를 혼자서 맘대로 판단하지 말고,
의뢰를 부탁한 사람에게 판단을 맡기는 편이 좋습니다.

３）업무의 내용과 량에 따른 소요 시간을 인지한다.

평소에 업무에 따라 소요 시간이 어느 정도 되는지 파악해 두는 것도 중요합니다.
그렇게되면, 업무를 부탁받았을 때 시간이 얼마나 걸릴지 바로 계산이 되기 때문에
아무리 봐도 의뢰자가 원하는 시간까지 업무를 마칠 수 없다고 판단되는 경우에는
처음부터 일정을 조정해 볼 수 있습니다.
자, 이제는 마감일자가 서로 다른 일을 동시에 받았을 때,
하나도 놓치지 않고 성공적으로 마무리 짓기 위한 방법에 대해 알아봅시다.
두 가지 이상의 일이 동시에 떨어졌을 때, 빠트리지 말아야 할 일이
마감일을 메모해 두는 것이지만, 또 한가지 권하고 싶은 방법은
스케쥴 쉬트(Schedule Sheet)를 하나 준비해서 체계적으로 스케쥴을 관리하는 것입니다.
스케쥴 쉬트는 하루의 업무 시간을 30분 내지는 1시간 단위로 잘라 놓은 것으로
엑셀 같은 프로그램으로 만들면 좋겠죠?
사이즈는 1시간을 나타내는 폭이 50미리 전후가 좋습니다.
그리고 50 미리 X 15의 규격에 해야할 일들을 적고 스케쥴 시트의 시간대에 붙여 놓습니다.
업무에 걸리는 시간이 1시간 이상이라면, 똑같은 색의 메모를 두개, 세개 붙여둡니다.
또, 회의 같이 시간이 딱 정해져 있는 경우에는 스케쥴 쉬트에 바로 일정을 적어 둡니다.
이렇게 해두면 갑자기 바쁜 일이 끼어 들더라도 비어있는 쉬트에다 메모를 붙일 수 있기 때문에
맡은 일들을 기한 내에 끝낼 수 있는지 없는지 여부를 쉽게 판단할 수 있습니다.
게다가 일이 완료되는대로 메모지를 떼어내면 해야 할 일이 얼마나 남았는지 한 눈에 알 수 있어서
편한 기분에 일을 할 수 있게 됩니다. 이 때, 메모지가 떨어져버리거나 하는 일은 당연히 없어야 겠지요?

커리어 코치